Eventos Scrum - Fechando o circuito

As cerimônias ou eventos do Scrum servem para criar uma rotina e minimizar a necessidade de reuniões não definidas durante o trabalho. Além disso, os eventos são planejados para permitir transparência e inspeção criteriosa, reforçando os pilares do Scrum e buscando a melhoria contínua.

Sprint

A Sprint é o evento principal. Ele é um container para todos os demais eventos. Sua duração é planejada de acordo com a quantidade de tarefas que devem ser entregues ao seu final. Por regra, não pode ultrapassar quatro semanas. Isso para manter o princípio de entrega contínua e iterativa. Outro motivo é que, Sprints muito longas desgastam muito o time.

Não existe uma duração melhor ou pior. Como dito, depende da quantidade de trabalho que deve ser entregue. Mas normalmente as Sprints tem duas ou três semanas.

É possível fazer uma Sprint de uma semana? Sim, nada impede. Mas será que é produtivo? O time vai chegar na “duração padrão”, por assim dizer, depois de muita experimentação.

Cada Sprint deve ser encarada como uma entrega de versão que o time se comprometeu a fazer. A data final da Sprint deve ser perseguida com todos os esforços possíveis. Afinal, chegada à data final da Sprint e o trabalho planejado não foi finalizado, o time todo falhou. E ninguém gosta de falhar, não é mesmo?

“Ah mas o PO não vai liberar o incremento dessa Sprint para o cliente, para que se matar para cumprir a data?

A liberação ou não do incremento é uma decisão de negócio ou estratégia do Product Owner e isso não deve ser considerado pela equipe. Quando uma Sprint começa, o time avalia as atividades que devem ser feitas e aceita o conteúdo e o prazo. É um compromisso de todos os membros do time Scrum (incluindo SM e PO) com eles mesmos e com a organização. Então deve ser levado muito a sério.

Mas não precisa ficar com receio, se a Sprint for bem planejada e executada, não haverá correria, pelo menos não em todas as Sprints J.

Reunião de Planejamento

No primeiro dia e horário da Sprint ocorre a Reunião de Planejamento. Para uma Sprint de quatro semanas, esta reunião deve ter no máximo quatro horas. Para Sprints menores, diminui-se este tempo proporcionalmente.

Esta cerimônia é conduzida pelo Product Owner com ajuda do Scrum Master. Nela, o PO (que previamente deve ter selecionado do backlog do produto o que ele quer que seja entregue ao final da Sprint) apresenta para o time de desenvolvimento cada atividade, passando a visão e necessidade de negócio. O PO pode usar os recursos visuais que achar necessários nesta apresentação. O importante é que todos os membros do time entendam o que se espera de cada atividade. Após a apresentação, o time tira suas dúvidas e faz uma estimativa de esforço de cada atividade. As atividades aceitas pelo time entram para o backlog da Sprint.

Cada atividade incluída vai tomar uma quantidade de tempo disponível da Sprint, ao final deste tempo, temos pronto o backlog da Sprint.

Meta da Sprint (não é um evento)

Tendo pronto o backlog da Sprint, o time e o PO definem qual vai ser a meta, ou seja, deste backlog, quais atividades devem ser entregues para considerarmos a Sprint como sucesso ou falha. Por exemplo, o backlog da Sprint tem 10 atividades, mas pode ser que durante a Sprint ocorra algum imprevisto. Então dessa lista prioritariamente ordenada de 10 itens, se o item 10 não for entregue totalmente, ainda consideramos a Sprint como sucesso.

Outro exemplo, o PO tem 9 atividades prioritárias que preencheram todo o tempo disponível da Sprint de acordo com a estimativa do time. Mas inclui um décimo item para, caso alguma dessas atividades venha a ser feita em menos tempo, já antecipa esta décima atividade.

Contudo o time pode sempre trabalhar com todo o backlog da Sprint sendo meta.

Reunião Diária

A partir do segundo dia da Sprint, todos os dias, no mesmo horário e no mesmo local, exceto no dia da reunião de revisão e retrospectiva, deve acontecer a reunião diária. Esta reunião tem a duração máxima de 15 minutos onde cada membro do time de desenvolvimento deve responder a três perguntas de forma bastante direta e objetiva:

1. O que eu fiz desde a última reunião diária?

2. O que vou fazer até a próxima reunião diária?

3. Há algo impedindo meu trabalho?

Os objetivos dessa reunião são:

• Todos os membros do time de desenvolvimento devem saber o que cada um está fazendo;

• Se o trabalho está caminhando de acordo com o planejado e assim para o sucesso da Sprint;

• Se um membro do time tem um problema e o externa, um outro membro do time pode saber a resposta de imediato e assim já resolver, evitando também que outros passem pelos mesmos problemas;

• Se um membro do time atrasou em alguma atividade e um outro conseguiu adiantar o seu trabalho, eles podem se ajudar para recolocar o trabalho no prazo;

Ou seja, o objetivo principal é reagir a um problema o mais rápido possível, evitando acumular atrasos que vão impactar no prazo previsto.

Sem essa prática, o que normalmente acontece nos projetos é que os problemas só são conhecidos próximos à reta final de entrega, estressando toda a equipe, deixando os líderes e gerentes de projetos em desespero e o cliente esperando ou pior, recebendo algo que não funciona.

A reunião diária é pra ligar o senso de urgência no máximo. Se um atraso de uma hora foi identificado, ele deve ser resolvido de preferência no mesmo dia, do contrário vai prejudicar a atividade seguinte. Muitos atrasos de poucos minutos se não tratados levarão à falha das Sprints.

O PO não tem obrigação de participar da reunião diária, mas ele pode ser acionado para que tire dúvidas durante e após essa reunião. Do mesmo modo, é importante que o SM participe de todas as reuniões, mas se por ventura em determinado dia ele não pode, a reunião deve ocorrer normalmente. O SM também não tem obrigatoriedade de participar. A reunião é do time e para o time.

Quando um impedimento é identificado, cabe ao SM tratar da solução após a reunião. Se por ventura ele não participou da reunião naquele dia, a pessoa com problema deve procura-lo assim que possível.

Reunião de Revisão

Na reunião de revisão o time de desenvolvimento apresenta todo o trabalho realizado na Sprint para o PO e para quem mais tiver interesse. É uma excelente oportunidade de convidar o cliente ou ainda pessoas de outras equipes, como da equipe de Suporte para conhecer o que está sendo liberado.

A presença do PO é , pois ele que vai verificar se o que foi solicitado pelo cliente é realmente o que está sendo entregue e fazer o aceite da atividade. Mas a interação com o PO não precisa esperar este momento, ela pode e deve ser feita sempre que necessário pois uma das funções do PO é estar disponível para tirar dúvidas do time de desenvolvimento.

Para Sprints de quatro semanas, essa reunião também deve durar no máximo quatro horas e proporcionalmente menos para Sprints menores.

Reunião de Retrospectiva

Essa reunião é a que fecha a Sprint. Nela todo o time vai levantar o que aconteceu de bom durante a Sprint e deve ser mantido para a próxima e o que não foi legal e pode ser melhorado. Ela tem duração de três horas para Sprints de quatro semanas e proporcionalmente menos para Sprints menores.

Todos os aspectos devem ser inspecionados: pessoas, relacionamento entre elas, comunicação, processos, ferramentas utilizadas e etc. Tudo deve ser documentado e o SM deve incentivar que todos participem ativamente.

Levantados os pontos de melhoria, deve-se priorizar aqueles mais impactantes e criar um plano de ação para os itens e aplica-os já na Sprint seguinte.

Essa é a fase de melhoria contínua que trabalha a evolução do time como pessoas e como profissionais.

Um exemplo de como ficariam as datas, considerando uma Sprint de quatro semanas, com início em 01/08/2016 e término em 26/08/2016, teríamos:

• Dia 01/08/2016 período da manhã : Reunião de Planejamento. A tarde já inicia o desenvolvimento;

• Do dia 2/08 até 25/08 : Desenvolvimento, reuniões diárias. Todas as atividades devem estar cumprindo a definição de pronto no final do dia 25;

• Dia 26/08 período da manhã: reunião de revisão;

• Dia 26/08 período da tarde: reunião de retrospectiva;

E essas são as cerimônias ou eventos do Scrum, finalizando a teoria sobre este framework que com sua simplicidade, vem revolucionando a forma de se desenvolver software.

No próximo post falaremos especificamente sobre as certificações Scrum e como elas podem te ajudar a progredir na carreira.

Até o próximo.

#agile #scrum